Firma electrónica, una nueva forma de hacer negocios

En un mundo altamente acelerado y digitalizado, los procesos análogos pueden causar cuellos de botella en una empresa, tanto de manera interna como frente a proveedores y clientes externos. Estas trabas logísticas traen consigo altos costos para el crecimiento de un negocio, pues reflejan potencial desperdiciado.

De acuerdo a datos del Índice de Desempeño Logístico del Banco Mundial, México ocupa el lugar 50 del ranking a nivel global, muy por debajo de las economías más desarrolladas, pero también después de países como Costa de Marfil, Rumania y Panamá. Es decir, no es un país que destaque por la agilidad de sus procesos empresariales e industriales.

Una buena parte de los obstáculos que sortea una empresa en el área legal tiene que ver con la falta de herramientas y plataformas digitales por parte de las autoridades para poder hacer trámites ágiles. Por otro lado, las nuevas herramientas tecnológicas también generan desconfianza entre los usuarios.

“Las firmas electrónicas podrían dar la sensación de no estar protegido jurídicamente, pero nada más lejos de la realidad. Si tomamos en cuenta que se necesita una autorización firmada, por alguien que está a varios cientos de kilómetros de distancia, la logística de un procedimiento puede detenerse por varios días -incluso semanas-, por algo que puede solucionarse con el uso de la tecnología”, explica Pablo Rocha, CEO y Co-Founder de Tally, plataforma de Legaltech que ayuda a las empresas a realizar de forma rápida y sencilla trámites jurídicos.

Entre el abanico de herramientas que puede incluir una empresa para aligerar su operación cotidiana, la implementación de firmas electrónicas parece fundamental. Se trata de un instrumento que puede, fácilmente, agilizar trámites y, por consiguiente, reducir costos de una compañía, sin sacrificar la seguridad de sus procesos.

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es un tipo de verificación digital que sirve para dar validez a un trámite, documento o proceso. A diferencia de la firma autógrafa, la electrónica se suele entender como un conjunto de candados y autenticaciones digitales que se pueden combinar o reforzar entre ellas, de las cuales destacan:

● Certificado digital

● Firmas autógrafas pero digitalizadas

● Autenticación vía alguna plataforma (redes sociales como Facebook, LinkedIn, etcétera)

● Reconocimiento de dirección IP

● Datos biométricos o reconocimiento facial

● Tokens o contraseñas de uso instantáneo

¿Cómo se valida una firma electrónica?

“En México, como la legislación civil es de carácter local, depende de cada estado la validez de su uso. Actualmente son 15 las entidades que aceptan el uso de firmas electrónicas para documentos de naturaleza civil; sin embargo, en el caso de documentos de naturaleza mercantil, se permite la firma electrónica a nivel federal”, explica el Co-Founder de Tally.

Cada código determina requisitos específicos para la instrumentalización de una firma electrónica para cerrar convenios, pero en general se resumen en que debe haber un mensaje de datos con tres características específicas:

1. Accesibilidad

2. Atribución

3. Integridad

¿Cuáles son los beneficios de utilizar una firma electrónica?

La firma electrónica es una herramienta vital para el ecosistema de negocios actual. El uso generalizado de firmas electrónicas trae beneficios de incremento de productividad que pueden ser palpables en cualquier departamento o esfera de una compañía.

Al agilizar trámites, este instrumento trae consigo el potencial de eficientar procesos logísticos que eviten cuellos de botella, reduzcan costos y eviten fricciones, tanto al interior como el exterior de la operación de la empresa.

Además, las electrónicas son altamente seguras, incluso más que las autógrafas, gracias a las tecnologías que las subyacen y brindar certidumbre debido a que el marco legal del país respalda su uso y existen organismos que las certifican.

Existen tres tipos de firmas electrónicas:

● Firma electrónica simple (FES)

● Firma electrónica avanzada (FEA)

● Firma electrónica cualificada (FEAC)

El Documento de Apoyo Respecto del Uso de las Firmas Electrónicas en México de DocuSign señala que en el país, y en otras partes del mundo, las firmas electrónicas que satisfacen los requisitos contenidos en las fracciones I a IV del artículo 97 del Código de Comercio Mexicano, son la FEA/FEF, las cuales “ocupan aproximadamente el 98% de los casos de uso típicos de las firmas electrónicas y se consideran adecuadas para fines probatorios en los tribunales”.

“No obstante, aún persisten algunos desafíos como la desconfianza, el desconocimiento de sus beneficios o incluso el nivel de digitalización de las empresas. Para sortear estos problemas es importante que las organizaciones cuenten con asesoría especializada para conocer los alcances de esta herramienta, los usos y las disposiciones legales”, finaliza el especialista de Tally.

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